【読書】社会人一年目に読みたかった…「アウトルック最速仕事術」で生産性大幅UP！？自己流の時短ワザをご紹介

こんにちは！




本日は、まじで
社会人一年目に読みたかった……！
（その頃出てない本だけど）

という本をご紹介します。

アウトルック最速仕事術

＼年間100時間の時短を実現した／
32のテクニック
アウトルック最速仕事術
森　新




私は仕事でOutlookを毎日使っています。


Skype、Teams、zoom…
色々なコミュニケーションツールも使うようになりましたが、
まだまだ他部所、社外の方とのやり取りはメールが主です。



クイックメニューやクイックアクセスツールバーや署名等を使って、
自分の中で色々と工夫はしていたつもりでしたが、

この本を読んで、なんてゆうか本当に目から鱗！！！



ショートカットだけでなく、
メール管理の仕方とか、oft(テンプレートファイル）の使い方とか、
とても参考になりました！


明日から使える技がいっぱいです！！

Outlookは毎日必ず使うのに、勉強したことがない…

思えば、

私は入社時に、
Excel、Wardのe-learningを受け、
資格を取っています。（超初歩のやつ）

また、Teams、Excel（マクロ）、PPT等は、
セミナーやら教育動画でたくさん出てきて今でもテクニックを学べます。



しかしよくよく考えると、
outlookは常に開いてずーっと使っているのにも関わらず、
outlookに関する教育は私は今まで一度も受けたことがありません。




すべて自己流でやってきました。

著者の言う通り、
アウトルックって社長〜マネージャー〜平社員まで、
漏れなく全員が使っているくらいのものなのに……

みんな自己流なんですよね。

Outlookについて積極的に自ら調べて学ぶ人じゃなければ、
デフォルトのまま使っている人多いと思います。
（うちの会社は）

ほんと、Outlookこそ、
新人のころからこの本を読んで時短技を身につけていたら、
私も100時間の時短を実現していたと思います…。






そんなわけで、
社会人生活10年くらい経っていますが、（笑）
この本を読んで今更Outlook業務の改善がたくさんできたので、

本当に読んで良かったです！


おすすめします！
買ってないけど…←





とはいえ、
今まですべて自己流だった私から見て、「勉強になった」内容なので、
初心者向けだとは思いますが……
入社約10年で初心者とは…？←

【自己流】Outlook時短ワザ

仕事関係にかかわらず実用本を読むのは好きなのですが、基本的に

やり方は人それぞれ。
自分にとって良いものだけ真似していく。

というスタンスで読んでいます。




仕事も生活も性格も違うんだから、
全て本のとおりにしても良くなるばかりでは無いですもんね。



この本に関しても、
ほお〜〜〜！と、関心したけど、私の業務には合わないかも…

ということもありました。






そんなわけで、（？）
この本の内容と絡めて
わたしの自己流のOutlook時短ワザを勝手に紹介したいと思います。
（自己満ブログなのですみません）

処理済みはすべてアーカイブに。受信トレイは未処理だけ。

これ↑は、本に載っているメール管理術です。こちら、この本の目玉だと（勝手に）思っています。

これ、むちゃくちゃ真似したい！！

次々メールをさばいて
ショートカットキーでアーカイブフォルダへメールを移動させ、
受信トレイはいつもスッキリ！！



かっこいい！！！







実は私はこれの逆バージョン（？）をやってまして……

フォルダ名を「やばい」にしていることが一番やばいですよね……←


メリットとしては、
やばい系のものって、処理完了後も何かと見返すことが多いので、
やばいものが検索しやすいっていうところですね←






ここはぜひ森さん（著者）流のメール管理スタイルにしたいのですが、
いかんせん約10年分のメールが受信トレイに入っていますので……

すべてのメールをアーカイブに移動するのは、
丸一日かけても無理そう……


ちょこちょこやっていこうかな〜…

本当に、この方法社会人1年目で知りたかったよ……

メールの閲覧ウインドウを使わない＋プレビューもオフ

本書推奨の通り、私もメールの閲覧ウインドウは非表示派です。
メールを探すときに一覧で一気に見たいのと、
内容確認するとき閲覧ウインドウ表示のタイムラグがストレスなのです。
（せっかちな性格で…）



あと、Outlookを立ち上げたらいきなり
一番上のメールが既読になっちゃうのが嫌だし、

それが受信確認メール設定されているお客様のメールだったら、
outlook開いただけでお客様に受信確認の通知しないとだし……



そういう細かい事が嫌で、
受信トレイは閲覧ウインドウをオフにしています。
（フォルダごとに設定できるので、
閲覧ウインドウがあったほうが見やすいフォルダはオンにしています）





本書では閲覧ウインドウ非表示を推奨していますが、
私はさらに、

メッセージのプレビューを無効にして、
メールを1行表示にしています。



プレビューがあれば、
メール本文がちょっとだけ読めますが、

プレビューできるのってぶっちゃけ

ゆとり様　いつもお世話になっております。　☓☓会社の▲▲です。　さて…

くらいなもんで、無意味だと思うからです笑



文字が多くなって見づらいし、どうせ開けて全文見るので、
メッセージのプレビューを無効にするの、おすすめです！


メール一覧がものすごく見やすく、
検索する際も探しやすくなります。




設定は

表示タブ＞メッセージのプレビュー＞✓無効にする

だけです。

オススメ！

宛先はあだ名入力　＆「名前の確認」で時短

メールの宛先ってどのように入力していますか？



大抵宛先ボタンを押して、
アドレス帳から検索して、宛先に追加して……とやるか、

よく使うアドレスはオートコンプリートで
予測入力できるようにしているとかですかね？





オートコンプリートは同じようなアドレスの場合間違いのもとだし、
宛先ボタンは画面遷移が多く手間ではないですか？



この技は、
私の先輩が使っていたワザを真似したものなのですが…

これで組織の電話帳に登録されている（社内の）宛先から検索して入力してくれます。
画面遷移することなく、キーボードだけで完結します。




ただ、組織が大きいと、
同姓同名の方も多くなると思います…
それこそ送付先誤りのもと……



それを防ぐため、私は予めよく使う連絡先を
Outlook電話帳にあだ名で登録しています。



あだ名と言っても、
社内の方は「○○さん」社外の方は「○○様」にしているだけです。



そうすれば、宛先欄に

○○さん;▲▲さん;　……

と、セミコロン区切りであだ名をどんどん入力して

Ctrl　＋　ｋ

とショートカットキーを入力すると…

一発で宛先が反映されます！！

この時短ワザ、
いろいろな人にメール送る人（連絡先登録が多い人）程おすすめです！



自分であだ名で登録するので、
同姓同名の送り間違いも防げますよ！


大量の連絡先から宛先を探し出すのが大変って方におすすめします。

署名を使い分けて返信メールを時短

私の業務では、
定形のメール文章を送ることが結構多いです。


例えばお客様からの見積依頼メールへの返信とか。
単価が決まっている商品等、
同じような見積メールを日に何通も返信します。



クイック操作を使うほどでもない（文章のみの固定）だし、
定形文章の種類も多い…

この本ではクイックパーツ機能をご紹介されていましたが、
私は本書を読むまでクイックパーツ機能を知りませんでしたので…笑






そのような定形文章機能として便利に使っていたのが、

署名

です！

署名のいいところは、
・題名を付けて複数作成できること。
・メッセージタブにいるので、タブ変更の手間がなくすぐ入力できること。
・難しい操作が不要なこと。笑




お客様と用途別に署名を（定形文章を入れて）作っておき、
返信メールにその署名を選択するだけです。


むちゃくちゃよく使っている機能です。

かなり先のタスクは一人で会議設定（笑）してリマインド

メールで仕事の依頼が来たけど、今すぐ処理できるものじゃない、
（数ヶ月〜一年先レベル）


リマインドがないと処理が漏れてしまいそう…

そういう場合は、予定表に入れておくとアラームしてくれるし便利ですよね。

本書では、メールをコピーして予定表に直接貼り付ける方法を紹介していますが、

私は、

依頼が来たメール等を、そのまま会議出席依頼にしています。


そして日時（処理締日や予定日）を指定し、宛先を全て削除してそのまま送信。





そうすると、自分の予定表の中で本文を記載した「会議予定」として保存されます。
（宛先が残っていると、その人に会議出席依頼が行っちゃうので注意！）


何がいいかって、

・受信トレイ→予定表への画面遷移が不要なので予定表入力が早い
・メールのやり取りが会議予定に残るので数ヶ月後に見たときに内容や経緯を確認できる

あとは、予定の日時になると、ステータスが「会議中」になるので、

他の人に邪魔されずにタスク処理ができること！笑


予定表を開くと一人で会議しているように見えますが…笑
権限がない人からは、普通に会議中のように見えるだけです。

HTML形式メールでコピペすると書式も持ってきてしまう（Teamsの便利技）

この本を読んですぐ実践しよう！と思ったショートカットの一つ、

Ctrl ＋ Space

で、選択した文字列の書式を統一するショートカット。



よく他の画面の文字をコピーしてHTMLのメールに貼り付けすると、書式が混在しちゃって大変不格好なメールになってしまうんですよね…。


こちらはすぐに活用させていただきますが、笑

outlookではなくて、Teamsで使えるショートカットをご紹介。


ctrl ＋ shift + v

で、

書式なし貼り付けができるのをご存知ですか？？


これ、outlookやExcelでも使えたらいいのになあ〜

テレワークでは自ら学ばなければいけない（戒め）

長々と書いてきましたが、

もしかしたら、
そんなもん当たり前にやっとるわ！っていう人も、
もっといい方法でやっとるわ！っていう人もいるかも知れません。
（いい方法教えてください！）




私自身は、
他の方のやり方を見ていろいろ盗ませてもらったので、
他の人の仕事の仕方を見るって勉強になるな〜と思います。





この歳になると、今更officeの勉強なんてすることもないし、
どこかで自ら学びに行かなければ、
ずーっと非効率なやり方をしていても気づかないですよね……
（それお前や）



今までは先輩や同僚の仕事を隣で見る機会も多かったので、それこそ

技を盗む
質問する

ということが
気軽にできましたが、


今はテレワークだし、出社しても
ソーシャルディスタンスのため
座席は離れてしまいます……






テレワークって本当に、必要なければチームの人くらいとしかコミュニケーションを取らないし、他人の様子が見えないから、雑談チャットとかもなんとなく送りづらい…

自ら学ばなければ、下手したら
コロナが明けたら

井の中の蛙になっていた………




となりそうですよ…←自分への戒め






そうならない為にも、日々しっかり勉強していきたいです！！

本当に読んで良かった！！！

すぐにでも実践して、メール業務を時短したいと思います。