【卒対】保育園でもある!卒園プレゼント係で会計役になりました。コロナ禍の集金はどうする?!

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こんにちは!
今更ですが、無事に上の子が保育園を卒園し、小学生になりました!
卒園&入学おめでとう!

うちの子達が通っていた保育園は、
本当に親の負担を出来るだけ少なくしてくださっている、
ザ・今時の保育園でした。

運動会、夏祭り、生活発表会など、
親の準備はほぼありません。






本当にありがたいッッッ
・:*+.\(( °ω° ))/.:+

もちろん、役員や保護者会のようなものもありません。

私は結構めんどくさがりなので本当にありがたいし、
保育園のご理解と、先生方には感謝しかありません。
特に今年はコロナ禍で色々大変だったかと…



あとはこのまま無事に子供が卒園するのを待つだけ…と思っていたら、
ある日保育園のグループLINEが…

保育園ママ
保育園ママ

そろそろ卒園プレゼントの時期ですが、
今年はどうしますか?


え?



卒園プレゼントって何ぞ…?



卒園プレゼント係(通称:卒園対策委員会、卒対)とは

うちの保育園では、
毎年先生方に感謝の気持ちを込めて
卒園式にプレゼントをお渡ししているとのことです。




プレゼントの内容は、

卒園プレゼントの内容
  • 卒園児からのメッセージ動画(30分程)
  • 担任への寄せ書き
  • 園児からの手作りプレゼント
  • 園へのプレゼント(記念品)
  • 花束

という…かなりモリモリの内容でした。
(ちなみにあくまで任意とのこと)





正直、みんな働いているのに、ただでさえ忙しいのに、
仕事・家事・育児の合間に、
さらにこんなことするの??!と困惑しました。



しかし、これ結構普通のことのようで、
私が無知なだけでした。






一般的には、これらの活動を「卒園対策委員」通称「卒対」と言うらしいです…
保育園でもそーゆーのあるんですね……






そしてLINEを見守っていたら、
皆さまどんどん賛成のご意見が…


私もすかさず賛成しました(笑)







しかし本当に突然で、
右も左もわかりません…


しかもこのコロナ禍、みんなそれぞれ働いていて、
お迎えの時間も異なるワーキングマザー…


集金とか、精算とか、どうしたらいいの…?

卒対でやること:プレゼント決めと係決め

取りまとめしてくださるリーダー役の方がしっかりフォローしてくださって、
プレゼント決め〜係決め〜準備〜本番まで、
とてもスムーズに進みました!


まずは係決めです。
今回は、

  1. 当日司会進行係
  2. ビデオ作成係
  3. 寄せ書き作成係
  4. 園児からの手作りプレゼント係
  5. 記念品係
  6. お花係
  7. 会計
  8. リーダー(保護者代表)

結構多いですね。

プレゼント内容ごとに細かく係が別れており、
基本的に全員がいずれかの係を担当することになりました。




係決めはLINEのノート機能で立候補制

係決めは、
ラインのノート機能で係と人数をリスト化し、
期限までにチャットでの立候補制でした。





皆さまどんどん立候補されて、
担当が決まっていく中、
なんと会計係に決まっちゃいました。

リーダーが取りまとめて、あっという間に全員の役割分担決定!





各係が複数人になる場合は、
係ごとにライングループを作って
係の中でチャットで打ち合わせし、
作業を勧めていきました。

プレゼント決めはLINEのアンケート機能で

プレゼント決めは、
全員でチャットで案出し→LINEのアンケート機能で投票し、
多数決で決定となりました。







園へのプレゼント(記念品)や、
担任の先生へのプレゼント、
可愛くて長くつかってもらえそうなものがたくさんあります♪








期限とゴールを決めて、
メンバー全員が積極的に進めていく…
うちの職場より全然仕事の進みが早いです!笑笑

さすが皆さま働く母!
すごーく効率的にスムーズに決まりました〜!

コロナ禍での会計の仕事

そんなわけで、
リーダーのおかげでスムーズに係が決定し、
私は会計になりました。



うちの保育園は、
元々保護者会といったものがないので、
年度予算を決めて事前に会費を集金するということがありませんでした。


また、
事前に会費を集めるにしても、
保護者毎にお迎えの時間はバラバラで、コロナ禍ということもあり、
卒園式までに保護者全員から集金というのはハードルが高かったです…。



そして、もし事前に集金したとしても、
余った場合どうするのか??とか…
(卒園するし、保護者会というものがないので、来年度に繰り越しとかもできない)
細かいお金を返金するのも大変そうです。

こんな感じで、
初めてのことでとっても悩みました…(ノД`)




リーダーに相談したり、ネットで調べたりして、

今回は
担当者が立替→保護者全員で割り勘して精算という形にすることに!



具体的には以下のような流れにしました。

会計のお仕事の流れ
  1. 事前にLINEで全体の予算感を共有
  2. 各担当係の人には立替を依頼
  3. 立替レシートをLINEのノートで共有してもらう
  4. エクセルで会計報告書作成して集金額返金額を報告
  5. 卒園式当日に集金/返金を行う

事前にLINEで全体の予算感を共有

全体グループLINEで、
それぞれのプレゼントの予算感を各担当の方と確認し、
全部でどのくらいの額になりそうか、
それを保護者人数で割ると一人当たりどのくらいの負担になりそうか、共有します。



例えば…

予算感についてですが、

  • 花束…〇千円
  • 卒園記念品…〇万円
  • 寄せ書き用品…〇千円
  • ……

以上、合計〇〇万円くらいで、
1人当たり〇千円前後でしょうか??

みたいな感じでLINEで意見を集約しました。



保護者の間にも色々と温度差は必ずあると思うので、

高すぎず安すぎず、
例年はどのくらいだったか?等も加味し、
(前年までの兄弟児経験者がいるとスムーズです)

先に予算感を
保護者全員で共有しておきます。



事前に意識合わせしておくことで、
後々トラブルになることを防げると思います。

各担当の方には立替を依頼

事前集金が難しいので、
各購入担当の方には立替精算の形になることを依頼しました。

今回は担当がそれぞれ分かれている為、
各担当の方の一人当たりの負担額はそれほど大きくなかったのが幸いでした。


皆様ご快諾くださいました。

立替レシート(領収書)はLINEのノートに共有

LINEは今までほとんどチャット機能しか使っていなかったのですが、
色々と便利な機能が沢山あるんですね!



LINEの「ノート」機能を使用して、
会計に関する全体へのアナウンスを記載しました。

チャットのように流れていかないので、
必要な時にすぐ確認できてとても便利でした。

LINEのノートに記載した内容
  • 領収書共有方法
  • 領収書〆日
  • 会計報告日
  • 精算日(卒園式当日)

等、具体的なスケジュールと〆日を明記しました。

ノートの投稿毎に
コメント+画像添付できるので(スレッドのようにできる)、

私が投稿したノートに、
各担当に領収書+お名前をコメントしてもらうことで、
会計取りまとめノートが自動的に出来上がります!



領収書原本は特に必要ないし、
コロナ禍でも簡単に共有できて、
本当に便利でした〜。

エクセルで会計報告書を作成して、集金額返金額を報告

〆日までにノートに集まった領収書と、
それぞれの立替担当者を整理集計して、
エクセルで会計報告書を作成しました。

会計報告書の記載内容
  • 支出明細(&担当者)
  • 支出総額
  • 割り勘額(総額÷人数)
  • 保護者毎の集金/返金額(チェック表)
  • 収支計算(±0円で誤りがない確認)

といったものを記載しました。
割り勘の形なので報告書作成するのも難しかったです(^◇^;)


ちなみに1円単位の端数はROUNDUP関数使って切り上げて集金し、
立替担当者に多めに返金する形にさせていただきました。
細かいとお互い確認も大変なので(ノД`)






会計報告書をLINEに添付し、
当日お釣りがないようにご用意をお願いしました。

卒園式当日の待機時間に急いで集金/返金

当日は卒園式が始まる前の待機時間があったので、
その隙に保護者で返金/集金を行いました。

返金で工夫したのは、
中身が見える透明の小分け袋に入れたこと。
(100均で可愛いの買いました。)





万が一帰宅後に確認して金額誤りがあったら、
返金された方も言い出し辛いだろうし、
バタバタしていても、
お互いひと目見てわかるように透明の袋に入れました!





皆さまのご協力のおかげで、
スムーズに集金/返金することができ、
無事役目を果たすことができました〜!



至らない点も多々あったと思いますが、
皆様本当にやさしく丁寧にご対応くださって、
本当にありがたかったです。

あってよかった卒対!

当初は、みんな働いているのにそんなことするの?!
やりたい人がやれば良いのでは…?
と、卒対に対して若干面倒くさいと思っていた私…(すみません…)





でも今回、
このような機会にご一緒させてもらえて、
本当に良かったです。





子供達が毎日元気に通った保育園、
お友達とも先生とも沢山の思い出がいっぱいです。




出来上がったDVDは本当に大作で、
(本当に動画制作で売れる!っていうクオリティ)
見ていてホッコリ、そして感動でホロリ…!



手作りのプレゼントや卒園記念品等…
すごいクオリティで、

リーダー(保護者代表)からの挨拶も本当に感動しました。

司会だって、
私だったら絶対うまくできない…←あがり症






働きながら皆を取りまとめて、
すごいクオリティの卒対ができるなんて…!
本当にすごい!!






この園に通えて、
卒対に参加できて、
本当によかったな〜と思いました。







みなさん働くママで、
もちろん色々な業種の方がいるわけで。

それぞれすごいスキルをお持ちで、
しかも無償でそのスキルをご提供くださって…

これぞ共創。←言いたいだけ




むちゃくちゃスムーズにコトが進んで、
ポンコツワーママの私は恩恵に与るばかりでしたが、
本当に勉強になりました!







下の子の時はどうなるかな〜💦

今回の卒対で学んだ運用方法を、
次回にも生かしたいと思います!

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